El costo de no tener un sistema contable completo
Una multa del SAT por incumplimiento puede costar desde $1,920 hasta $38,350 pesos. Un error en declaraciones puede generar recargos del 20% sobre el impuesto omitido. Para una PYME, estos errores no son solo costosos; pueden ser fatales para el flujo de efectivo.
Este checklist te ayudará a evitar esos errores y asegurar que tu sistema contable cumpla con todas las obligaciones fiscales de 2025.
Facturas emitidas y recibidas (SAT)
Facturas emitidas:
- Todas las facturas deben estar timbradas con CSD vigente
- Información fiscal completa: RFC, domicilio fiscal, régimen fiscal
- Conceptos detallados con clave de producto/servicio SAT
- Retenciones e impuestos calculados correctamente
- Addenda para clientes corporativos cuando la requieran
- Cancelación oportuna de facturas incorrectas (máximo 72 horas)
Facturas recibidas:
- Descarga mensual completa desde el portal del SAT
- Validación de que las facturas estén a tu nombre y RFC
- Verificación de que los proveedores existan en la lista de validación SAT
- Archivo organizado por mes y proveedor
- Respaldos digitales accesibles por 5 años mínimo
¿Cómo automatizar?: Herramientas como Tablia descargan automáticamente todas las facturas del SAT cada noche y validan su información fiscal.
Pólizas contables automáticas
Requisitos obligatorios:
- Cada factura debe generar su póliza contable correspondiente
- Clasificación correcta según tu catálogo de cuentas
- Centros de costo asignados para control gerencial
- Documentación soporte ligada a cada póliza
- Secuencia cronológica sin saltos ni duplicados
- Firmas digitales en pólizas para auditorías
Errores comunes que debes evitar:
- Crear pólizas días o semanas después de recibir facturas
- Usar cuentas genéricas que no reflejan la realidad del gasto
- No respaldar las pólizas con documentación soporte
- Permitir pólizas sin balancear (debe vs haber)
¿Cómo automatizar?: Los sistemas modernos crean pólizas automáticamente al procesar cada factura, aplicando reglas contables predefinidas.
Conciliación bancaria mensual
Proceso mensual obligatorio:
- Descarga de estados de cuenta bancarios
- Emparejamiento de cada movimiento con factura correspondiente
- Identificación de partidas en tránsito
- Ajustes por diferencias en fechas o importes
- Documentación de movimientos sin comprobante fiscal
- Reporte de conciliación firmado y fechado
Señales de alerta:
- Movimientos bancarios sin factura soporte por más de 30 días
- Diferencias recurrentes con el mismo proveedor
- Depósitos sin identificar su origen
- Transferencias sin documentación
¿Cómo automatizar?: La conciliación automática empareja movimientos bancarios con facturas usando múltiples criterios: importe, fecha, RFC del proveedor.
Declaraciones mensuales vs declaraciones anuales
Obligaciones mensuales:
- Declaración de IVA (antes del día 17 del mes siguiente)
- Retenciones de ISR por salarios (antes del día 17)
- Declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT)
- Entero de impuestos retenidos a terceros
Declaración anual:
- Estados financieros dictaminados (si aplica)
- Declaración anual de ISR corporativo
- Conciliación entre contabilidad y declaración
- Documentación soporte de deducciones aplicadas
¿Cómo automatizar?: Los sistemas pueden generar pre-declaraciones basándose en la información contable procesada durante el año.
Vencimientos clave que no puedes olvidar
Enero 2025:
- Declaración anual 2024 (personas morales hasta marzo 31)
- Actualización de datos en RFC
- Renovación de CSD si vence en 2025
Febrero 2025:
- Declaración anual de personas físicas (hasta abril 30)
- Presentación de estados financieros dictaminados
Marzo 2025:
- Declaración informativa anual
- Constancias de percepciones y retenciones a empleados
Abril-Diciembre:
- Declaraciones mensuales antes del día 17 de cada mes
- DIOT mensual
- Pagos provisionales trimestrales
¿Cómo automatizar?: Configura alertas automáticas para cada vencimiento, con recordatorios 30, 15 y 3 días antes.
Cómo automatizar todo con Tablia
Integración completa:
- Descarga automática del SAT
- Procesamiento inteligente de facturas
- Generación automática de pólizas
- Conciliación bancaria automatizada
- Alertas de vencimientos fiscales
- Reportes en tiempo real
Dashboard de cumplimiento:
- Estado actual de todas las obligaciones fiscales
- Alertas de documentos pendientes
- Progreso de declaraciones mensuales
- Indicadores de salud fiscal
Preparación para auditorías:
- Toda la documentación digitalizada y organizada
- Trazabilidad completa de cada proceso
- Reportes de cumplimiento instantáneos
- Respaldos seguros en la nube
La tranquilidad de estar siempre al día
Con este checklist implementado y automatizado, puedes dormir tranquilo sabiendo que tu empresa cumple con todas las obligaciones fiscales. No más sorpresas del SAT, no más multas evitables, no más noches sin dormir preguntándote si olvidaste algo importante.
La automatización no es solo eficiencia; es tranquilidad mental y cumplimiento garantizado.